Làm việc không kế hoạch thì 80% nỗ lực chỉ đạt được 20 % kết quả.
I. Quản lý công việc bằng bảng Kanban
- Ghi tất cả các việc sẽ làm.
- Sắp xếp độ ưu tiên
- Giới hạn công việc đồng thời ( 3 – 5 công việc)
- Chọn mầu vd: mầu vàng cho việc cá nhân, xanh cho cơ quan.
II. Phân tích luồng công việc của bạn:
Một luồng công việc (workflow) là danh sách tuần tự các bước từ khi bạn bắt tay làm một công việc cho đến khi hoàn thành:
Bắt đầu —> Bước 1 —> Bước 2 —> Bước 3 —> …… —> Bước N —> Kết thúc
Ví dụ:
– Với việc viết báo (hoặc blog) thì luồng công việc có thể là:
Lên ý tưởng —> Thu thập dữ liệu —> Viết bài —> Rà soát —> Chỉnh sửa —> Xuất bản
– Với việc quản lý đơn hàng thì luồng công việc có thể là:
Nhận đơn hàng —> Chuẩn bị sản phẩm —> Rà soát sản phẩm —> Đóng gói —> Chuyển hàng —> Xác nhận
– Với việc lập trình thì luồng công việc có thể là:
Tách các công việc —> Viết mã —> Kiểm thử —> Tích hợp —> Hoàn thành
Giữ bảng Kanban luôn cập nhật: Khi bắt đầu làm một công việc hoặc hoàn thành nó thì bạn chuyển hạng mục đó sang cột tương ứng trên bảng Kanban. Nên cập nhật càng thường xuyên càng tốt, ít nhất thì cũng là hằng ngày. Trong quá trình tạo và vận hành Kanban, nếu bạn gặp khó khăn thì có thể đưa lên Cộng đồng.